VIES (sistema per lo scambio di informazioni sull’IVA/ VAT Information Exchange System) è un motore di ricerca (non una banca dati) di cui la Commissione europea è titolare. Quando si avvia una ricerca, le informazioni vengono recuperate dalle banche dati nazionali sull’IVA.
Come si possono ottenere queste informazioni?
Quando occorre verificare il numero di partita IVA di un cliente in un altro Stato membro attraverso il VIES sul web, la richiesta viene inviata attraverso una connessione sicura alla pertinente base di dati nazionale per controllare se il numero indicato vi è registrato. In caso affermativo sarà visualizzata l’indicazione „Valido” In caso negativo, sarà visualizzata l’indicazione „Non valido”
A seconda delle norme nazionali in materia di protezione dei dati, alcuni Stati membri forniranno anche il nome e l’indirizzo collegati al numero di partita IVA indicato poiché sono registrati nella base dati nazionale.
Se il sistema rileva che un numero di partita IVA non è valido, in primo luogo occorre verificare se il numero fornito dal cliente è corretto (numero di caratteri, lunghezza e prefisso del paese esatti). Se il numero inserito continua a non essere valido, anche dopo la verifica, il cliente andrebbe invitato a mettersi in contatto con la sua amministrazione fiscale per chiedere l’aggiornamento dei dati nel sistema VIES (VAT Information Exchange System, sistema di scambio di informazioni relative all’IVA). Soltanto le amministrazioni fiscali nazionali possono aggiornare i dati del sistema VIES.
Inoltre le motivazioni possono essere le seguenti:
- la partita IVA non esiste
- la partita IVA non è stata attivata per le operazioni intra UE
- la registrazione non è ancora ultimata (alcuni paesi dell’UE richiedono una registrazione distinta per le operazioni intra UE).
Queste modifiche non figurano sempre immediatamente nella banca dati nazionale e quindi nel VIES. In caso di urgenza, è preferibile contattare l’amministrazione fiscale locale.
Cosa succede se una partita esistente non risulta nel sistema?
Se il cliente afferma di avere una partita IVA, ma dalla verifica nel sistema VIES ciò non risulta, egli può richiedere che la verifica venga effettuata presso le autorità fiscali del proprio paese. Potrebbe essere invitato a registrarsi ulteriormente per le operazioni transfrontaliere dell’UE. La procedura cambia da un paese europeo all’altro.
Richiesta di ulteriori informazioni
Se non si riescono a trovare le informazioni ricercate nel sistema VIES, è opportuno rivolgersi alle autorità nazionali del proprio paese, in modo da poter confermare:
- se la partita IVA è valida o meno
- se la partita IVA è „associata a” una ragione sociale e un indirizzo.
Le modalità per contattare le amministrazioni nazionali cambiano da un paese all’altro. Alcuni paesi dell’UE dispongono di sistemi online, mentre altri prevedono che i contatti avvengano per telefono, mail o fax.
Per motivi di tutela dei dati personali, le amministrazioni nazionali non forniranno la ragione sociale e l’indirizzo corrispondenti ad una partita IVA. Si limiteranno a confermare se esistono una ragione sociale e un indirizzo associati ad una determinata partita IVA o meno.
Le basi di dati che contengono i numeri di partita IVA sono gestite dalle amministrazioni fiscali nazionali. Se le informazioni riportate da VIES sul web non sono aggiornate occorre contattare la propria amministrazione fiscale. Una volta effettuato, l’aggiornamento sarà immediatamente visibile su VIES sul web.